¿Cómo mantener la comunicación con tu equipo de trabajo a distancia?

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¿Cómo mantener la comunicación con tu equipo de trabajo a distancia?

Sabemos que el trabajo en equipo es muy importante para completar tareas y cumplir objetivos; para ello, es necesaria una buena comunicación entre los miembros del equipo de trabajo. 

Hoy en día, con la modalidad en línea, la forma de comunicarse ha cambiado y es mucho más difícil hacer que las tareas en equipo funcionen efectivamente. Sin embargo, en los últimos años han surgido nuevas herramientas para lograr una buena comunicación a distancia con tus compañeros de trabajo.

Para lograr esta comunicación efectiva en el trabajo puedes hacer:

  • Reuniones de equipo.
  • Actualizaciones constantes acerca del estado de algún proyecto.
  • Ofrecer incentivos.
  • Realizar ejercicios para fomentar el trabajo en equipo.
  • Sesiones de evaluación individuales.
Comunicación abierta y clara

Por otro lado, se debe tener una comunicación abierta y transparente entre todos los integrantes del equipo, esto con la finalidad de evitar problemas. 

Refiriéndose específicamente al tema de los mensajes, es importante ser breve y ordenar tus ideas antes de escribirlas para hacerle llegar a tu equipo el mensaje que quieres comunicar. Usa párrafos cortos o listas para estructurar ideas claras y concisas. Escribe con precisión. 

Reuniones 

Procura hacer por lo menos una vez a la semana reuniones con tu equipo para actualizarse sobre los proyectos, capacitaciones, eventos, entre otros. Es importante también que en las reuniones establezcas con tu equipo objetivos y roles para facilitar las tareas a realizar. Actualmente, existen muchas herramientas para hacerlas como Google Meet o Zoom. 

Antes de programar una reunión, asegúrate: 

  • Tener una presentación, videos, imágenes o alguna otra herramienta visual para ayudar a captar la atención de tu equipo y darte a entender de la mejor manera. 
  • No hacer reuniones tan largas porque pueden llegar a ser poco productivas o aburridas. 
Herramientas de gestión de proyectos

Elige herramientas que puedan ayudar a tu equipo y a ti a cubrir sus necesidades y a completar tareas. Debido a la contingencia sanitaria, la tecnología ha evolucionado muy rápido, permitiendo optimizar el trabajo a distancia con herramientas virtuales que ayudan a mantener una buena comunicación con tu equipo de trabajo, como:

Calendario:

  • Google Calendar
  • Google Keep
  • Asana

Herramientas de videoconferencias

  • Skype
  • Zoom
  • Facetime
  • Microsoft Teams
  • Google Meet

Herramientas para compartir documentos en tiempo real

  • WeTransfer
  • Google Drive
  • Dropbox
  • MailBigFile
Comunicación vía e-mail

También es muy importante tener un medio de comunicación formal, como lo es el correo electrónico. 

El correo electrónico es una herramienta básica y fácil de usar, para mantener siempre informado a tu equipo acerca de eventos, reuniones, proyectos, entre otros. Además, te ayuda a ser concreto y específico en tus mensajes, generando que tu equipo entienda y pueda revisar la información cuantas veces sea necesario.

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